Vertriebszeit optimieren: So wird aus Zeitverlust echte Verkaufszeit
Wusstest du, dass Vertriebsmitarbeitende im Durchschnitt nur rund 35 % ihrer Arbeitszeit tatsächlich mit dem Verkaufen verbringen?
Der Rest des Tages ist geprägt von:
-
Internen Abstimmungen
-
Angebots- und Auftragsabwicklung
-
CRM-Pflege
-
Meetings ohne konkreten Output
-
Endlos langen E-Mail-Verläufen
Was bedeutet das in der Praxis? Von fünf Arbeitstagen pro Woche entfallen nur etwa 1,5 Tage auf wirklich umsatzrelevante Tätigkeiten. Die restliche Zeit wird durch administrative Aufgaben, Abstimmungen und unnötige Komplexität aufgefressen.
Dabei liegt genau hier ein enormes Potenzial – Vertriebszeit optimieren ist kein Schlagwort, sondern eine Notwendigkeit.
Warum es entscheidend ist, Vertriebszeit zu optimieren
Zeit ist der wichtigste Erfolgsfaktor im Vertrieb. Je mehr Zeit dein Team mit echten Verkaufsgesprächen, Kund*innenkontakten und aktiver Akquise verbringt, desto höher der Umsatz.
Wer die Vertriebszeit optimieren möchte, muss zuerst verstehen, wo sie aktuell verloren geht – und dann systematisch an den Ursachen arbeiten.
Typische Zeitfresser sind:
-
Unklare Verantwortlichkeiten
-
Unstrukturiertes CRM-System
-
Schlechte Meetingkultur
-
Ineffiziente Kommunikation mit dem Innendienst
Schritt 1: Vertriebsprozesse analysieren
Der erste Schritt, um die Vertriebszeit zu optimieren, ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Wie viel Zeit wird aktuell für administrative Tätigkeiten verwendet? Welche Prozesse laufen doppelt oder unnötig lange? Gibt es Aufgaben, die nicht im Vertrieb, sondern im Backoffice erledigt werden sollten?
Ein einfacher Tagesprotokollbogen über eine Woche reicht oft aus, um erste Muster zu erkennen. Daraus ergibt sich ein realistisches Bild, wo es im Tagesablauf Potenzial zur Verbesserung gibt.
Schritt 2: Aufgaben im Vertrieb klar abgrenzen
Vertrieb ist nicht gleich Vertrieb. Wer seine Vertriebszeit optimieren will, muss klar definieren, welche Aufgaben ins Team gehören – und welche nicht. Dazu gehört zum Beispiel:
-
Die Vorqualifizierung von Leads kann zentral über ein Inside-Sales-Team oder automatisiert durch digitale Tools erfolgen.
-
Das Schreiben von Angeboten und Verträgen kann standardisiert und durch Vorlagen oder Schnittstellen unterstützt werden.
-
Die interne Koordination sollte nur dort stattfinden, wo sie wirklich nötig ist – alles andere wird delegiert oder automatisiert.
Diese Trennung schafft Freiraum für das Wesentliche: Kund*innenkontakte, Verkaufsgespräche und Abschlüsse.
Schritt 3: CRM-Systeme sinnvoll einsetzen
Ein häufig unterschätzter Hebel, um Vertriebszeit zu optimieren, liegt im CRM. Viele Systeme sind entweder überfrachtet oder werden zu wenig genutzt. Beides führt zu Zeitverlust.
Ein gutes CRM unterstützt den Vertrieb:
-
mit übersichtlicher Darstellung der Pipeline
-
mit automatischen Erinnerungen für Follow-ups
-
mit klaren Aufgaben und Zuständigkeiten
-
mit Schnittstellen zu Marketing, Support und Buchhaltung
Wenn das CRM als Werkzeug und nicht als Belastung empfunden wird, steigt die Nutzung – und damit die Effizienz.
Schritt 4: Vertriebszeit durch klare Meetingkultur schützen
Meetings gehören zu den größten Zeitfressern – besonders im Vertrieb. Wer die Vertriebszeit optimieren möchte, muss konsequent prüfen, welche Meetings wirklich notwendig sind. Jeder Termin sollte einen klaren Zweck, eine Agenda und eine Zeitbegrenzung haben.
Besonders hilfreich: Ein zentraler Vertriebsreport, der Zahlen auf einen Blick liefert, spart lange Statusrunden. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt.
Schritt 5: Automatisierung sinnvoll nutzen
Auch kleine Automatisierungen können helfen, Vertriebszeit effizienter zu nutzen. Dazu zählen:
-
E-Mail-Vorlagen für häufige Anfragen
-
Automatisierte Leadzuweisung im CRM
-
Follow-up-Sequenzen per Marketing Automation
-
Kalendertools für die Terminvereinbarung
All diese Tools helfen dabei, Routineaufgaben zu reduzieren – ohne Qualität zu verlieren.
Schritt 6: Priorisierung und Selbstorganisation
Wer im Vertrieb erfolgreich sein will, muss wissen, welche Aufgaben den größten Hebel haben. Ein systematischer Umgang mit Aufgaben hilft, die Vertriebszeit zu optimieren, ohne ins Hamsterrad zu geraten.
Wichtig ist dabei:
-
ein strukturierter Tagesablauf mit Fokuszeiten für Verkaufsgespräche
-
eine klare Priorisierung nach Umsatzpotenzial
-
Pausen, um die eigene Energie hochzuhalten
Selbstorganisation ist keine Pflichtdisziplin, sondern eine Voraussetzung für nachhaltigen Vertriebserfolg.
Schritt 7: Vertriebsführung und Controlling mitdenken
Vertriebszeit optimieren heißt auch: Führung muss dabei unterstützen. Das bedeutet:
-
klare Ziele kommunizieren
-
Blockaden frühzeitig erkennen
-
Ressourcen sinnvoll verteilen
Ein gutes Vertriebscontrolling hilft, Zeitfresser objektiv zu erkennen – und Maßnahmen zu steuern. So wird Führung zur Entlastung und nicht zur zusätzlichen Belastung.
Was wäre, wenn dein Team 20 % mehr Zeit für den Verkauf hätte?
Die Wirkung, wenn Unternehmen ihre Vertriebszeit optimieren, ist enorm. Schon eine Steigerung von 35 % auf 50 % aktiver Vertriebszeit führt zu spürbaren Umsatzsprüngen – ohne neue Mitarbeitende, ohne mehr Druck, sondern allein durch bessere Strukturen.
Fazit: Vertriebszeit optimieren heißt Wachstum ermöglichen
Jede Stunde, die ein Vertriebsteam nicht beim Kunden verbringt, ist eine verpasste Umsatzchance. Unternehmen, die ihre Vertriebszeit optimieren, verschaffen sich einen klaren Wettbewerbsvorteil – durch Effizienz, bessere Kundenerlebnisse und eine fokussierte Mannschaft.
Deshalb gilt: Es reicht nicht, nur die besten Vertriebler*innen einzustellen. Erst durch eine durchdachte Struktur, kluge Prozesse und aktive Führung wird ihr Potenzial voll nutzbar.
Wenn du deine Vertriebszeit optimieren willst und wissen möchtest, wo bei dir die größten Hebel liegen – wir bei BuildBuddy Consulting unterstützen dich gern.
